20.09.2025 – İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ Yayımlandı

Daha evvel 14/02/2025 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle ilgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliği ile;

• 1/1/2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketlere,
• Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi şirketlere,
• İhtiyari olarak defterlerini ETDS’de tutmak isteyen şirketlere,

Pay defteri, Yönetim kurulu karar defteri, Müdürler kurulu karar defteri, ve Genel kurul toplantı ve müzakere defterini elektronik ortam tutma zorunluluğu getiririlmişti.

Bu defa 20/09/2025 tarihli Resmî Gazede yayımlan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ ile söz konusu zorunluluk uygulamasında aşağıdaki değişiklikler yapılmıştır:

1.Yönetim Kurulu Karar Defteri ve Müdürler Kurulu Karar Defterinin elektronik ortam tutulması zorunluluğu kaldırıldı:

Tebliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasında yer alan “uyarınca” ibaresinden sonra gelmek üzere “pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere” ibaresi eklenmiş ve ikinci fıkrasının ikinci cümlesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Bu durumda pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda tutulması zorunludur.”

Yapılan değişiklik ile; Yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defterinin elektronik ortam tutulması zorunluluğu kaldırıldı.  Elektronik ortamda tutulması zorunlu ticari defterler pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak belirlendi.

2.Elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketlerin fiziki defterlerini noterde kapanış onayını yaptırma süresi iki aydan altı aya çıkarıldı:

Tebliğin 9 uncu maddesinin ikinci fıkrasında yer alan “iki” ibaresi “altı” şeklinde değiştirilmiştir.

“Fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç  altı ay içinde Ek-1’deki örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırır.” şeklindedir.

Yapılan değişiklik ile; Fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketlerin fiziki defterlerini noterde kapanış onayını yaptırma süresi iki aydan altı aya çıkarıldı.

Tebliğin değişiklik konusu 9. maddesine göre; kuruluşundan itibaren defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile birlikte eş zamanlı olarak Sistemde oluşturularak aktif hale getirilir.

Fiziki olarak defter tutmakta iken zorunlu olarak yükümlülük kapsamına giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç  altı ay içinde,  ihtiyari olarak elektronik ortamda tutmak isteyen şirketler ise hesap dönemi içinde bu yönde aldıkarı karar ile birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırır. Kullanıcı bilgileri ile defter kapanış bilgilerinin noter tarafından Sisteme tanımlanmasıyla birlikte defterler Sistemde oluşturularak aktif hale getirilir.

3.Yönetim kurulu karar defterini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketlere yeniden fiziki ortamda tutabilme imkanı getirildi:

Tebliğe aşağıdaki geçici madde eklenmiştir:

“Yönetim kurulu karar defterinin yeniden fiziki ortamda tutulması

GEÇİCİ MADDE 2- (1) Bu maddenin yürürlük tarihinden önce yönetim kurulu karar defterini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler hakkında 5 inci maddenin üçüncü fıkrası uygulanmaz. Bu şirketlerin yönetim kurulu karar defterlerini yeniden fiziki ortamda tutmak istemeleri ve buna ilişkin yönetim kurulu kararını 1/1/2026 tarihine kadar Bakanlığa sunmaları halinde bu defter Sistemde kapatılır ve fiziki defterin açılış onayı Bakanlık tarafından verilen belge üzerine noter tarafından yapılır.”

Tebiğin atıf yapılan söz konusu 5 inci maddenin üçüncü fıkrasında “Bu Tebliğ hükümleri uyarınca defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamaz.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan düzenleme ile; Geçici maddenin yürürlük tarihinden evvel (20 Eylül 2025) yönetim kurulu karar defter elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, yönetim kurulu karar defterlerini yeniden fiziki ortamda tutmak istemeleri ve buna ilişkin yönetim kurulu kararını 1/1/2026 tarihine kadar Bakanlığa sunmaları halinde fiziki ortamda tutabilecekler.